DIGITALIZÁCIA REGISTRATÚRY A NAŠE HODNOTY SÚLADIA
Ako projektový manažér by som sa s Vami rád podelil o pokrok v kľúčovom projekte nasadenia Dokumentačného informačného systému- registratúra (DIS). Implementácia tohto riešenia priamo odzrkadľuje našu hodnotu Rešpektu, keďže zabezpečuje dodržiavanie zákonov a legislatívnych požiadaviek Slovenskej republiky pre správu registratúry.
DIS nie je len nástroj pre komunikáciu so štátom, ale slúži na systematickú a spoľahlivú správu akejkoľvek prijatej alebo odoslanej pošty spoločnosti. Systém je navrhnutý s dôrazom na Inovácie, prináša komplexné pokrytie procesov od evidencie, cez elektronické prílohy, až po archiváciu a auditovanie.
Vďaka prepracovanému UX dizajnu a intuitívnemu ovládaniu tento systém zvyšuje Orientáciu na zákazníka (interného používateľa), čo prispieva k zníženiu nákladov na podporu a zlepšuje celkovú spokojnosť pri práci s dokumentmi.
Kľúčové ciele, ako je plná automatizácia elektronickej komunikácie s Ústredným portálom verejnej správy (ÚPVS) a synchronizácia používateľských práv cez Active Directory (AD) sú úspešne ukončené. Pre ďalšie uľahčenie práce plánujeme prepojenie s ďalšími podnikovými systémami.
V rámci projektu tiež proaktívne riadime personálne zabezpečenie kľúčových metodických rolí a manažujeme externé závislosti pri integrácii s externými systémami. Očakávame, že unifikáciou procesov a centralizovanou správou v celej skupine prejavíme Solidaritu a zvýšime kontrolu nad dokumentačnými procesmi.
Tento krok je prejavom našej Zodpovednosti za zaistenie transparentnosti, auditovateľnosti a elimináciu rizík spojených so stratou dôležitých dokumentov či záznamov.
Hoci odštartovať nasadzovanie komplexného IT systému k prvému decembru pripomína spúšťanie lode na plavbu tesne pred blížiacou sa zimnou búrkou, pretože akékoľvek drobné zlyhanie je ťažké opraviť v hektickom prostredí konca roka, podarilo sa to. Kritické systémy: navigácia (registratúrne procesy), pohon (integrácia s AD) a najmä rádiová komunikácia (prepojenie na ÚPVS) boli plne otestované a sú funkčné.
Z pozície projektového manažmentu ďakujem: pracovníčkam sekretariátu GR a recepcie (ktoré vypisujú formuláre prijatej pošty a majú práva podateľne) za ich súčinnosť a prácu na systéme DIS, pracovníkom IT oddelenia (ktorí zabezpečujú hardvérové prostredie a synchronizáciu s AD) a samozrejme celému projektovému tímu a jednotlivcom, ktorí žili a žijú pre našu spoločnú vec menom DIS.
Bohumír Krátky
projektový manažér IT pre infraštruktúru,
Veolia Energia Slovensko, a.s.